ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงของสิ่งที่เราสนใจ ข้อเท็จจริงที่เป็นตัวเลข ตัวอัขระ หรือรายละเอียดซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ภาพ เสียง วีดิโอไม่ว่าจะเป็นคน สัตว์ สิ่งของ หรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ ข้อมูลเป็นเรื่องเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง และต้องถูกต้องแม่นยำ ดังนั้นการเก็บข้อมูลจึงเป็นการเก็บรวบรวมเกี่ยวกับข้อเท็จจริงของสิ่งที่เราสนใจนั่นเอง ข้อมูลจึงหมายถึงตัวแทนของข้อเท็จจริง หรือความเป็นไปของสิ่งของที่เราสนใจ
ข้อมูลที่ใช้ในการประมวลผลแบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ
1) ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (Numeric Data) หมายถึง ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวนที่สามารถนำไปคำนวณได้ข้อมูลแบบนี้เขียนได้หลายรูปแบบ คือ
- เลขจำนวนเต็ม หมายถึง ตัวเลขที่ไม่มีจุดทศนิยม เช่น 12, 9, 137 , 8319 , -46
- เลขทศนิยม หมายถึง ตัวเลขที่มีจุดทศนิยม ซึ่งอาจมีค่าเป็นจำนวนเต็ม เช่น 12 หรือเป็นจำนวนที่มีเศษทศนิยมก็ได้ เช่น 12.763 เลขทศนิยมแบบนี้สามารถเขียนได้ 2 รูปแบบคือ
- แบบที่ใช้การทั่วไป เช่น 12., 9.0 ,17.63, 119.3267 , -17.34
- แบบที่ใช้งานทางวิทยาศาสตร์ เช่น
123. x 10^4 หมายถึง 1230000.0
13.76 x 10^-3 หมายถึง 0.01376
- 1764.0 x 10^2 หมายถึง -176400.0
- 1764.10^-2 หมายถึง -17.64
2) ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ (Character Data) หมายถึง ข้อมูลที่ ไม่สามารถนำไปคำนวณได้ แต่อาจนำไปเรียงลำดับได้ เช่น การเรียงลำดับตัวอักษร ข้อมูลอาจเป็นตัวหนังสือ ตัวเลข หรือเครื่องหมายใด ๆ เช่น COMPUTER , ON-LINE , 1711101 , 76
ประเภทของข้อมูล
การแบ่งชนิดของข้อมูลแบ่งได้หลายแบบ ขึ้นอยู่กับเกณฑ์ที่ใช้ในการแบ่งซึ่งอาจแตกต่างกันไปขึ้นกับจุดประสงค์หรือความต้องการในการใช้ข้อมูล ในที่นี้จะแสดงการแบ่งประเภทของข้อมูลเพื่อเป็นตัวอย่าง ดังเช่น
1. ประเภทของข้อมูลเมื่อจำแนกตามรูปลักษณะของข้อมูล
2. ประเภทของข้อมูลเมื่อจำแนกตามลักษณะแหล่งเกิดข้อมูล
3. ประเภทของข้อมูลเมื่อจำแนกตามแหล่งที่มาของข้อมูล
ประเภทของข้อมูลเมื่อจำแนกตามรูปลักษณะของข้อมูล
1.ข้อมูลตัวเลข คือ ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวน เช่น ราคาน้ำมัน อุณหภูมิ
2.ข้อมูลอักขระ คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร ตัวเลข และสัญลักษณ์ ต่าง ๆ เช่น ที่อยู่ ประกอบ ด้วยตัวเลข คือ เลขที่บ้าน ชื่อถนน ตำบล ฯลฯ
3.ข้อมูลภาพ คือ ข้อมูลภาพถ่าย หรือ ภาพวาด ภาพลายเส้น เช่น ภาพคน ลายนิ้วมือ ฯลฯ
4.ข้อมูลเสียง ได้แก่เสียงต่าง ๆ ที่บันทึกไว้ เช่น เสียงคน เสียงดนตรี ฯลฯ
ประเภทของข้อมูลเมื่อจำแนกตามลักษณะแหล่งเกิดข้อมูล
1.ข้อมูลสิ่งแวดล้อม ได้แก่ข้อมูลของสิ่งที่เกิดขึ้นในสังคมและในโลก ทำให้ทราบว่ามีอะไรเกิดขึ้นบ้าง เช่น ราคาน้ำมัน สภาพภูมิอากาศ การประท้วงของประชาชนในประเทศต่าง ๆ ฯลฯ
2.ข้อมูลหน่วยงาน คือ ข้อมูลที่แสดงความเป็นไปหรือสภาพในหน่วยงาน เช่น ประวัติพนักงาน รายงานต่าง ๆ เกี่ยวกับหน่วยงาน ฯลฯ
3.ข้อมูลส่วนตัว คือ ข้อมูลส่วนตัวของบุคคลต่าง ๆ เช่น น้ำหนักตัว ส่วนสูง วันเดือนปีเกิด
4.ข้อมูลวิทยาศาสตร์ คือ ข้อมูลเกี่ยวกับทางวิทยาศาสตร์ อาจเป็นข้อมูลที่พิสูจน์แล้ว หรือกฎเกณฑ์และทฤษฎีต่าง ๆ เช่น ความเร็วของแสง หรือข้อมูลที่ได้จากการวัดหรือการสังเกตต่าง ๆ เช่น ปริมาณธาตุต่าง ๆในดิน ณ ที่ดินแห่งหนึ่ง ลักษณะทางพันธุกรรมของพืชที่ได้จากการผสมขึ้นมาใหม่ ฯลฯ
5.ข้อมูลเกี่ยวกับเอกสาร ได้แก่ข้อมูลต่าง ๆ เกี่ยวกับเอกสารที่มีผู้จัดพิมพ์ขึ้น ข้อมูลประเภทนี้มีมากในห้องสมุดต่าง ๆ เช่น ชื่อผู้แต่ง ชื่อหนังสือ เนื้อหาสาระในหนังสือ
ประเภทของข้อมูลเมื่อจำแนกตามแหล่งที่มาของข้อมูล
1. ข้อมูลปฐมภฺมิ (Primary Data) หมายถึง ข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง อาจได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ การจดบันทึก ตลอดจนได้มาจากเครื่องมือวัดต่าง ๆ ข้อมูลปฐมภูมิจึงเป็นข้อมูลพื้นฐานที่ได้มาจากจุดกำเนิดของข้อมูล เช่น เครื่องอ่านรหัสแท่ง เครื่องอ่านแถบแม่เหล็ก
2. ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) หมายถึง หมายถึงข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้แล้วบางครั้งอาจมีการประมวลผลเป็นสารสนเทศไปแล้ว ผู้ใช้ข้อมูลไม่ได้ไปสำรวจเอง ตัวอย่างเช่นข้อมูลสถิติต่าง ๆ ที่มีผู้ทำไว้อาจเป็นหน่วยราชการ หรือหน่วยงานอื่น ๆ เช่น สถิติจำนวนประชากรแต่ละจังหวัด สถิติการนำสินค้าเข้า และการส่งสินค้าออก เป็นต้น